COMUNICAÇÃO INTERNA, UM BEM NECESSÁRIO!

No atual contexto, a comunicação interna é a ferramenta estratégica mais importante de qualquer organização, pois é com ela que está relacionada à sua capacidade de competir e sobrevir no mercado.

Comunicação é um processo voluntário ou não, pelo qual dois ou mais agentes transmitem e/ou recebem mensagens, por meio de um sistema compartilhado de sinais, símbolos e comportamentos.

A palavra comunicação origina-se do latim “communicare”, que significa: - Partilhar; - Dividir; - Tornar comum; - Associar; - Trocar opiniões.

Estima-se que a comunicação cubra mais de ¾ da vida ativa de cada ser humano. Peter Drucker afirma que “Sessenta por cento (60%) de todos os problemas administrativos resultam da ineficiência na comunicação”.

Afirmativa esta se baseia pelo fato que a comunicação tem a ver com relacionamento, interação, conectividade, convivência, coesão, compartilhamento, cooperação, comprometimento, aprendizado, mudança, inovação, ética, transparência e responsabilidade.

A comunicação é um dos processos fundamentais da gerência do comportamento organizacional.

Sob o ponto de vista organizacional, a comunicação pode ser analisada em termos de 3 (três) funções amplas:

(1) produção e controle (comunicação dirigida à realização do trabalho e ao cumprimento de objetivos da organização);

2) inovação (mensagens sobre novas ideias e mudanças de procedimentos que ajudam a organização a se adaptar e responder ao seu ambiente);

(3) socialização e manutenção (comunicação voltada para os meios de realização do trabalho e não o trabalho em si, e para o envolvimento pessoal, as relações interpessoais e a motivação das pessoas na organização).

Cada uma dessas funções é importante para que uma organização possa ser administrada de maneira eficiente e eficaz.

Como principais barreiras no processo de comunicação, cito:

Dificuldades de expressão - Semântica: está relacionado ao significado diferente que as pessoas vinculam às palavras, nesta situação, é provável que um sujeito atribua um significado errado a uma palavra ou a uma comunicação não verbal.

Distração: São todos os fatores extrínsecos que interferem na recepção da mensagem. Fatores extrínsecos são aqueles que não se  relacionam com o significado nem com a interpretação do tema, podendo ser: barulho, telefonema inesperado, conversa paralela.

Credibilidade do transmissor: é um dos elementos fundamentais para uma liderança eficaz. Quanto mais confiável for à fonte ou o transmissor, maior será aceitação da mensagem.

Limitação de Capacidade do Receptor: O receptor tem uma capacidade relativa ao seu grau cultural, aos seus interesses e ao seu modo de ver o mundo.

Julgamento de valor: é fazer julgamentos antes de receber a mensagem completamente. Um julgamento apressado induz a pessoa a ouvir apenas a parte que lhe interessa. É possível que um julgamento de valor precipitado, leve o indivíduo a imediatamente desconsiderar a mensagem, mesmo após tê-la ouvido em sua totalidade.

Sobrecarga de informação: transmissão de muita informação, ocasionando uma sobrecarga de informação em que os funcionários não conseguem absorver tudo.

Símbolo de status: Retenção proposital de informações por parte de alguns gestores.

Desta forma para superar todas estas barreiras faz-se imprescindível que devemos:

1. Esclarecer as ideias antes de comunicá-las, o que evita distorções na semântica;

2. Motivar o receptor “prendendo” sua atenção no momento da transmissão da mensagem de modo a apelar para seus interesses ou necessidades;

3. Saber e entender que as pessoas têm paradigmas diferentes, que interferem no modo como elas interpretam os acontecimentos;

4. Usar linguagem apropriada e direta. (As palavras são mágicas! Elas podem construir ou destruir um indivíduo!);

5. Fornecer informações claras e completas;

6. Usar canais múltiplos para estimular os vários sentidos do receptor (visão, audição, etc.);

7. Empatia. Colocar-se na posição ou situação da outra pessoa, num esforço de entendê-la;

8. Transformar a comunicação informal numa aliada e fazer com que encontros casuais dentro da organização se transformem num canal positivo, além de aproximar a direção de sua equipe de trabalho;

9. Tomar cuidado com o comportamento não verbal, sendo que esta comunicação representa 60%.

10. Encorajar o receptor em demonstrar suas reações, sendo fundamental também ouvir para saber se a mensagem foi realmente entendida, ou melhor, se o transmissor da mensagem fez-se entender.

Desta forma, ao entendermos o poder da comunicação interna, administrando e superando as suas barreiras, teremos pessoas, equipes muito mais engajadas com os objetivos e resultados da organização.   

Assim concluo que, o significado da COMUNICAÇÃO é a resposta que despertamos na outra pessoa!

Silmar Strübbe

Diretor Fundador
Especialista em Carreiras e Negócios
contato@silmarstrubbe.com.br
www.silmarstrubbe.com.br